slide1.jpg
slide2.jpg
slide3.jpg
slide5.jpg
slide4.jpg

Ольга Монакова: Создание эффективной системы управления закупками

Автор курса - Монакова Ольга Сергеевна

Бизнес-тренер, бизнес-консультант, преподаватель по программе МВА, психолог

В данный момент многие компании стремятся перестроить свою деятельность, корректируют условия работы с клиентами и поставщиками, снижают затраты. В такой ситуации эффективно работающая система закупок становится мощным инструментом увеличения прибыльности компании. Ведь это позволяет:

  1. Обеспечивать непрерывность производственного цикла - поставлять то, что нужно, тогда, когда нужно и в том количестве, которое требуется для выполнения компанией своих обязательств перед клиентами.
  2. В процессе закупочной деятельности увеличивать прибыль компании за счет снижения затрат.
  3. Создавать конкурентные преимущества, обеспечивая минимальные сроки выполнения заказа для потребителя и гибкую реакцию организации на изменение спроса.

Создание эффективной системы управления закупками позволяет значительно улучшить основные показатели работы компании. По различным оценкам, оптимизация процессов закупок приводит к сокращению цен на закупку ресурсов и услуг на 10% - 50%, увеличивает оборачиваемость складских запасов на 10%-100%, сокращает затраты на организацию закупок на 20%-30%.

Рекомендации по улучшению системы закупок основаны на использовании комплексного подхода к оптимизации движения товаров и услуг внутри компании и за ее пределами, информационных и финансовых потоков, которые возникают на всех этапах цепи поставок (поставщики-подрядчики-подразделения компании)

Организация проекта

Реализация проекта предполагает оптимизацию процессов планирования закупок, выбора поставщиков и подрядчиков, ведения договоров и развития отношений с поставщиками и подрядчиками, организации транспортировки и хранения, комплектации и доставки заказчикам, рекламационный процесс.

Результат:

  • повышение уровня качества выполнения заказов;
  • оптимизация оборачиваемости запасов;
  • сокращение текущих затрат на организацию закупок;
  • понижение себестоимости закупаемых ресурсов;
  • сокращение сроков и затрат на транспортировку;
  • повышение прозрачности системы снабжения для руководства компании;

Предварительный план работ. «Создание/оптимизация системы закупок»

Модуль 1. Диагностика

Основные цели модуля:

  • диагностика целей и стратегии компании;
  • анализ бизнес-процессов в области закупок;
  • анализ организационной структуры;
  • анализ распределения полномочий и ответственности;
  • анализ системы закупок;

На данном этапе производятся следующие виды работ:

  • Анализ целей и стратегии компании
  • Описание бизнес-процессов в системе закупок (текущее состояние)
  • Анализ текущего состояния системы управления закупками в компании

По итогам работы на данном этапе компания получает отчет, в котором содержится следующая информация:

  • результаты анализа  внешнего окружения и внутренней ситуации компании (отличительные особенности, конкурентные преимущества, возможности и опасности);
  • четко описанная система закупок на данный момент (кто участвует в процессе, взаимоотношения между участниками);
  • анализ специфики, сильных и слабых сторон текущей системы управления закупками в компании.

Модуль 2. Разработка концепции проведения преобразований системы закупок

Основная цель модуля:

  • Разработка рекомендаций по совершенствованию и оптимизации процессов закупок

На данном этапе производятся следующие виды работ:

  • Разработка оптимального бизнес-процесса закупок
  • Оптимизация системы планирования (разработка календарного плана прогнозирования и планирования и т.д.)
  • Определение процедуры работы с новым поставщиком (поиск, оценка, определение ключевых параметров, влияющих на выбор потенциального поставщика и т.д.)
  • Разработка требований к ведению договорной работы
  • Описание процедуры «разработки» существующих поставщиков
  • Разработка системы складского хозяйства: определение плана размещения товара на складе, создание системы перемещения товара на складе, разработка требований к внутренним складским документам
  • Разработка рекомендаций по оптимизации транспортно - логистической составляющей системы закупок: определение требований к условиям доставки (сроки, механизм, упаковка), разработка логистической схемы
  • Разработка системы KPI

По итогам работы на данном этапе компания получает:

  • Оптимальный бизнес-процесс закупок
  • Алгоритмы для планирования
  • Алгоритм эффективного и объективного поиска и отбора поставщиков
  • Разработанные требования к договорной работе
  • Пути оптимизации складского хозяйства, обеспечения прозрачности работы склада, повышения эффективности и скорости обработки грузов, сокращения уровня брака в складских операциях
  • Пути оптимизации логистики
  • Разработанную систему KPI для отдела закупок и отдельных должностей внутри отдела, требования к квалификации персонала

Модуль 3. Внедрение концепции создания / оптимизации системы управления закупками

Основная цель модуля:

  • Оказание поддержки во внедрении изменений / построении системы закупок в компании

На данном этапе производятся следующие виды работ:

  • Согласование со всеми службами регламентов системы закупок:
    • определение пересечений потоков информации
    • формализация системы взаимодействия
  • Описание модели бизнес-процессов с учетом всех изменений
  • Обучение персонала новым процессам, создание обучающего пакета документов для новых сотрудников
  • Оценка изменений бизнес-процессов, регламентов
  • Формулирование требований для автоматизации процессов закупки в компании

По итогам работы на данном этапе компания получает:

  • Каждое подразделение занимается выполнением только своих функций (исключение параллельных процессов в нескольких отделах/подразделениях)
  • Все сотрудники имеют четкое представление о плане работ

Для обеспечения необходимого уровня компетенций сотрудников для внедрения новых процессов проводится тренинги и семинары.

Вы можете заказать тренинг для Вашей компании:

  • написав нам по адресу info@juco.ru
  • позвонив по многоканальному телефону +7 (495) 926-63-78

Анонсы

17-18 октября тренинг «Управление проектами»

Подробности здесь...

Контакты

Цитата момента

То, чему мы учились в школах и университетах, – не образование, а только способ получить образование.

Ральф Уолдо Эмерсон