slide1.jpg
slide2.jpg
slide3.jpg
slide5.jpg
slide4.jpg

Ольга Монакова: Создание эффективной системы управления закупками

Автор курса - Монакова Ольга Сергеевна

Бизнес-тренер, бизнес-консультант, преподаватель по программе МВА, психолог

В данный момент многие компании стремятся перестроить свою деятельность, корректируют условия работы с клиентами и поставщиками, снижают затраты. В такой ситуации эффективно работающая система закупок становится мощным инструментом увеличения прибыльности компании. Ведь это позволяет:

  1. Обеспечивать непрерывность производственного цикла - поставлять то, что нужно, тогда, когда нужно и в том количестве, которое требуется для выполнения компанией своих обязательств перед клиентами.
  2. В процессе закупочной деятельности увеличивать прибыль компании за счет снижения затрат.
  3. Создавать конкурентные преимущества, обеспечивая минимальные сроки выполнения заказа для потребителя и гибкую реакцию организации на изменение спроса.

Создание эффективной системы управления закупками позволяет значительно улучшить основные показатели работы компании. По различным оценкам, оптимизация процессов закупок приводит к сокращению цен на закупку ресурсов и услуг на 10% - 50%, увеличивает оборачиваемость складских запасов на 10%-100%, сокращает затраты на организацию закупок на 20%-30%.

Рекомендации по улучшению системы закупок основаны на использовании комплексного подхода к оптимизации движения товаров и услуг внутри компании и за ее пределами, информационных и финансовых потоков, которые возникают на всех этапах цепи поставок (поставщики-подрядчики-подразделения компании)

Организация проекта

Реализация проекта предполагает оптимизацию процессов планирования закупок, выбора поставщиков и подрядчиков, ведения договоров и развития отношений с поставщиками и подрядчиками, организации транспортировки и хранения, комплектации и доставки заказчикам, рекламационный процесс.

Результат:

  • повышение уровня качества выполнения заказов;
  • оптимизация оборачиваемости запасов;
  • сокращение текущих затрат на организацию закупок;
  • понижение себестоимости закупаемых ресурсов;
  • сокращение сроков и затрат на транспортировку;
  • повышение прозрачности системы снабжения для руководства компании;

Предварительный план работ. «Создание/оптимизация системы закупок»

Модуль 1. Диагностика

Основные цели модуля:

  • диагностика целей и стратегии компании;
  • анализ бизнес-процессов в области закупок;
  • анализ организационной структуры;
  • анализ распределения полномочий и ответственности;
  • анализ системы закупок;

На данном этапе производятся следующие виды работ:

  • Анализ целей и стратегии компании
  • Описание бизнес-процессов в системе закупок (текущее состояние)
  • Анализ текущего состояния системы управления закупками в компании

По итогам работы на данном этапе компания получает отчет, в котором содержится следующая информация:

  • результаты анализа  внешнего окружения и внутренней ситуации компании (отличительные особенности, конкурентные преимущества, возможности и опасности);
  • четко описанная система закупок на данный момент (кто участвует в процессе, взаимоотношения между участниками);
  • анализ специфики, сильных и слабых сторон текущей системы управления закупками в компании.

Модуль 2. Разработка концепции проведения преобразований системы закупок

Основная цель модуля:

  • Разработка рекомендаций по совершенствованию и оптимизации процессов закупок

На данном этапе производятся следующие виды работ:

  • Разработка оптимального бизнес-процесса закупок
  • Оптимизация системы планирования (разработка календарного плана прогнозирования и планирования и т.д.)
  • Определение процедуры работы с новым поставщиком (поиск, оценка, определение ключевых параметров, влияющих на выбор потенциального поставщика и т.д.)
  • Разработка требований к ведению договорной работы
  • Описание процедуры «разработки» существующих поставщиков
  • Разработка системы складского хозяйства: определение плана размещения товара на складе, создание системы перемещения товара на складе, разработка требований к внутренним складским документам
  • Разработка рекомендаций по оптимизации транспортно - логистической составляющей системы закупок: определение требований к условиям доставки (сроки, механизм, упаковка), разработка логистической схемы
  • Разработка системы KPI

По итогам работы на данном этапе компания получает:

  • Оптимальный бизнес-процесс закупок
  • Алгоритмы для планирования
  • Алгоритм эффективного и объективного поиска и отбора поставщиков
  • Разработанные требования к договорной работе
  • Пути оптимизации складского хозяйства, обеспечения прозрачности работы склада, повышения эффективности и скорости обработки грузов, сокращения уровня брака в складских операциях
  • Пути оптимизации логистики
  • Разработанную систему KPI для отдела закупок и отдельных должностей внутри отдела, требования к квалификации персонала

Модуль 3. Внедрение концепции создания / оптимизации системы управления закупками

Основная цель модуля:

  • Оказание поддержки во внедрении изменений / построении системы закупок в компании

На данном этапе производятся следующие виды работ:

  • Согласование со всеми службами регламентов системы закупок:
    • определение пересечений потоков информации
    • формализация системы взаимодействия
  • Описание модели бизнес-процессов с учетом всех изменений
  • Обучение персонала новым процессам, создание обучающего пакета документов для новых сотрудников
  • Оценка изменений бизнес-процессов, регламентов
  • Формулирование требований для автоматизации процессов закупки в компании

По итогам работы на данном этапе компания получает:

  • Каждое подразделение занимается выполнением только своих функций (исключение параллельных процессов в нескольких отделах/подразделениях)
  • Все сотрудники имеют четкое представление о плане работ

Для обеспечения необходимого уровня компетенций сотрудников для внедрения новых процессов проводится тренинги и семинары.

Вы можете заказать тренинг для Вашей компании:

  • написав нам по адресу info@juco.ru
  • позвонив по многоканальному телефону +7 (495) 926-63-78

Анонсы

27-29 октября тренинг «Управление проектами»

Подробности здесь...

Контакты

Цитата момента

Мужик с воздушного шара обращается к мужику внизу:
- Эй, милейший, я опаздываю на срочную встречу и не знаю, куда меня занесло! Не подскажете ли, где я нахожусь? 
- Вы находитесь на воздушном шаре.
- А, опять программист…
- Да, а как вы догадались?
- Ответ ваш был столь же точен, сколь и бесполезен. Вот, теперь я из-за вас опоздаю на встречу, на которой обещал точно быть. 
- А вы, наверное, менеджер?
- Да, а как догадались вы?
- Ну, по целому ряду признаков. Вы не имеете ни малейшего понятия, где находитесь, куда двигаетесь, и как вы сюда попали. На высоту вас поднял пузырь, надутый воздухом. Вы даете обещания, которые не только не в состоянии выполнить, но даже не знаете, как это вообще можно сделать. При этом вы считаете, что те, кто находится ниже вас, обязаны выполнять эти обещания за вас. И, наконец, после разговора со мной ваше положение ничуть не изменилось, но теперь в этом почему-то виноват я.