slide1.jpg
slide2.jpg
slide3.jpg
slide5.jpg
slide4.jpg

Виртуальные совещания: как их правильно проводить с максимальной пользой для компании

Виртуальные совещания: как их правильно проводить с максимальной пользой для компании

Оксана Алексеевна Клименко - ведущий тренер-консультант по проектному менеджменту, руководитель направления «Управление проектами» компании «Just Consulting» (г. Москва)

Статья написана для рассылки «Советы бизнес-консультанта», выпуск 42.

Так же Вы можете ознакомиться с нашими предложениями по консалтингу и обучению персонала в сфере управления проектами.

Наверное, трудно себе представить компанию, в которой бы не проводились собрания, совещания, планерки, на которых обсуждаются важные  вопросы и намечаются планы действий. Одно дело, когда вся организация сосредоточена в одном городе и, в идеале, в одном здании. Однако, с развитием отделений, филиалов и дочерних предприятий, территориально удаленных от головного офиса, компании становится невыгодно проводить совещания, поскольку: сотрудники удаленных подразделений затрачивают время на дорогу, расходуются средства на проживание в гостинице и суточные, организацию мероприятия в головном офисе и телефонные переговоры, во время проведения совещаний вопросы, требующие оперативных решений на местах, откладываются, пока «шеф» не вернется из командировки и т.д.

В крупных городах такое явление, как пробки на дорогах, стали для нас явлением привычным, и одновременно проблемой, так как мы вынуждены терять почти целый день, чтобы потрать время на дорогу в головной офис, поприсутствовать там на собрании или планерке и вернуться обратно.

Многие компании сегодня переходят на новую форму проведения совещаний, а именно – виртуальную. При наличии выделенной линии Интернет технология скайп (www.skype.com) позволяет проводить он-лайн совещания и собрания с участием сотрудников, находящихся практически в любой точке мира. Достаточно объединить  участников в соответствующие группы, организовать процесс, назначить время  для проведения совещаний - и Вы получаете возможность значительно экономить время и средства, решать оперативно текущие вопросы, заслушивать отчеты и обсуждать планы на будущее. А если компания международная, и ее отделения расположены в разных странах, такие собрания просто необходимость.

В чем же сходство и отличие «традиционных» и «виртуальных» совещаний? Как правильно проводить виртуальные совещания с максимальной пользой?

    http://www.juco.ru/img/list-img.gif); list-style-position: initial; color: rgb(64, 64, 64); font-family: Verdana, Geneva, Arial, Helvetica, sans-serif; background-color: rgb(255, 253, 252); ">
  • Во-первых, в обоих случаях у совещаний должна быть цель. Чем более четко она сформулирована, тем эффективнее будут результаты. Поскольку совещания нужны для принятия управленческих решений на разных уровнях – стратегическом, тактическом, оперативном, то и цель нужно формулировать соответствующим образом.
  • Во-вторых, есть участники, которые могут быть как постоянными, так и приглашенными.
  • И, в-третьих, имеются технические средства, помогающие проводить такие мероприятия. Для традиционных собраний это могут быть проекторы, с помощью которых руководству наглядно представляются отчеты и презентуются планы. Для виртуальных совещаний  - это компьютер с подключенным Интернетом, специальные наушники с микрофоном, чтобы каждый участник мог четко слышать и говорить. Можно применять и веб-камеры, и тогда – видеть друг друга, хотя это не является обязательным условием для виртуальных собраний.

Вместе с тем есть несколько отличительных особенностей в проведении традиционных и виртуальных совещаний (как показано в таблице ниже) в плане процесса коммуникации, технических средств, помещения.

Характеристики

Традиционное совещание в офисе

Виртуальное совещание по интернету

1.

Коммуникации участников на совещании

Есть непосредственный зрительный контакт

Нет непосредственного зрительного контакта

2.

Возможность отслеживать реакцию, эмоции на сообщения

Видим реакцию людей на происходящее на совещании

Не видим реакции, отсутствует возможность отслеживать эмоции

3.

Наличие технических средств и их основная функция

Функция дополнительная (помогают воспринимать информацию, например, слайды на проекторе) 

Функция основная (обеспечивают коммуникации через Интернет)

4.

Неполадки, связанные с техническими средствами и их влияние на ход совещания

Влияние не сильное (отказал проектор – можно смотреть информацию по заранее распечатанным бумажным документам)

Влияние на ход очень сильное (подвел Интернет – связь прервалась, совещание может быть сорвано)

5.

Наличие помещения

Участники на время совещания территориально сосредоточены в одном помещении

Участники на время совещания территориально удалены друг от друга

Случай из практики

В одной совместно российско – иностранной компании решили проводить еженедельно скайп – совещания с участием сотрудников - представителей двух стран, для обсуждения оперативных вопросов и принятия управленческих решений.

С чем мы столкнулись на начальном этапе?

Не было единой повестки дня, и каждый говорил о своем, о «наболевшем».

Не был выделен человек, который бы вел собрание, поэтому все старались высказать свое мнение, перебивали друг друга.

В процессе двое или более человек начинали говорить одновременно, а разговор по Интернету имеет такую особенность: пока один говорит, нужно время (в пределах секунд) на то, чтобы дослушать. И только после этого можно говорить следующему.

Среди участников были люди, не знавшие английского, и то, что говорили иностранцы, им было не понятно. Те же, кто говорил на обоих языках, переводить не успевали.

Не фиксировали то, о чем удалось договориться, то есть итоги совещания.

То, о чем договорились, не выполнялось и оставалось просто «на словах».

На следующем совещании все повторялось – возвращались к тому, что не сделано, плюс наслаивались новые оперативные задачи.

Руководство такая ситуация не устраивала и тогда было решено, что нам необходимо ввести правила организации и проведения виртуальных совещаний.

Вот нехитрые правила и рекомендации, как это может быть в жизни и значительно поможет сделать ваши совещания более продуктивными, конструктивными и эффективными. И, самое главное, позволят быстро претворять в жизнь решения, принимаемые во время их проведения.

Что нужно подготовить для организации виртуальных совещаний?

1. Методология: разработать Регламент проведения совещаний и принятия решений

2. Персонал: определить следующие роли:

- ответственный за подготовку, организатор и ведущий совещания;

- переводчик (если компания имеет иностранных партнеров и/или является международной, и совещания проводятся с участием представителей компании разных стран);

- ключевые докладчики (перед каждым совещанием);

- у кого полномочия принятия решений по спорным вопросам.

3. Документальное обеспечение: организовать документооборот (подготовить шаблоны документов, ответственных за их подготовку, порядок работы с документами):

- сформировать типовую Повестку совещания (шаблон) с перечнем вопросов

- сформировать типовой Протокол совещания (шаблон) с перечнем принятых решений

- сформировать типовой проект решений (шаблон).

4. Проведение совещания: разработать четкие правила и обеспечить их соблюдение.

Правила проведения виртуальных совещаний (пример)

  1. Приглашение на совещание высылается всем участникам, ответ о принятии/отклонении приглашения высылается организатору через Outlook
  2. Все участники обязаны начинать вовремя. Подключение к Интернету, настройки и тестовые звонки осуществляются участниками заранее ДО начала совещания.
  3. Во время совещания строго придерживаться Повестки.
  4. Будьте профессиональны, вежливы, слушайте, не перебивая.
  5. Организатор совещания (meeting organizer) отвечает за соблюдение временных рамок и регламента, и только он имеет право перебить и остановить участника, чтобы передать слово следующему.
  6. Для каждого совещания организатор совещания готовит Повестку, Протокол и обеспечивает рассылку всем участникам.
  7. По получении Протокола все участники обязаны согласовать: принять или внести свои предложения, дополнения и замечания и выслать организатору, после чего организатор обязан выслать согласованный Протокол участникам для исполнения.
  8. Решения согласованного Протокола являются обязательными к исполнению всеми участниками совещания.

Успешных Вам совещаний, эффективных принятий решений и удачи и процветания бизнеса!  

Так же Вы можете ознакомиться с нашими предложениями по консалтингу и обучению персонала в сфере управления проектами.

Анонсы

23-24 октября тренинг «Управление проектами»

Подробности здесь...

Контакты

Цитата момента

То, что мы не можем измерять, то неуправляемо.

Галилео Галилей