slide1.jpg
slide2.jpg
slide3.jpg
slide5.jpg
slide4.jpg

Управление проектами в вашем бизнесе

Существует ли такой ключ, с помощью которого можно было бы любой проект сделать успешным? Да, он существует. Нужно лишь всегда помнить о той цели, которую надо достигнуть, постоянно следить за выполнением сроков и расходами бюджета.

Но зачем нужны проекты?

Конечно же, каждый руководитель любой компании хотел бы, чтобы она была прибыльной. Причем не только сейчас, но и в перспективе. Но, к сожалению, достичь такой цели очень сложно. На пути к развитию может возникнуть много всевозможных проблем. Иногда даже успешный проект может потерпеть фиаско или пройти со скрипом просто потому, что это был «не ваш день», порою подчиненные теряют энтузиазм и отказываются работать, порою даже переходят к конкурентам. Или и вовсе на середине работы с проектом вдруг вы понимаете, что разработанный план работы совсем сюда не подходит – надо придумывать совершенно другие стратегии работы. И как же привести свою компанию к успеху, безопасно пройдя всевозможные опасности и неприятности?

ВО многих масштабных компаниях руководству каждый день приходится решать большое количество подобных сложных задач. Некоторые из них совершено неожиданные. Например, вы занимаете должность в одном холдинге, который работает сразу в нескольких направлениях, периодически расширяя свои сферы влияния. В один прекрасный день вам сообщают, что вы должны открыть ресторанный бизнес, причем первый из ресторанов должен заработать уже через шесть месяцев. Чтобы справится с такой нелегкой задачей, надо решить немало задач. Сюда входят и аренда/приобретение помещения под ресторан, подбор квалифицированного персонала, обучение, создание корпоративной культуры, организация покупок и партнерства, решение логистических проблем, налаживание отношений с различными государственными органами и так далее.

Как можно решить все эти вопросы? Нельзя же понадеяться на случай и броситься в этот омут с закрытыми глазами. Здесь надо четко продумать весь план работы и умело воплотить его в жизнь. А в этом можете помочь квалификация менеджера управления проектами.

Управление проектами – это наиболее современный и прогрессивный подход к ведению бизнеса. Его универсальность в том, что метод может быть использован для бизнеса любой сферы. Что представляет собою проект? Это тяжелая, но благодарная работа по достижению конкретной цели в рамках определенного времени. Также как не существует двух одинаковых ресторанов, нет и двух совершенно одинаковых проектов. К каждому из них нужен индивидуальный подход и много внимания.

За каждым проектом стоит всего один человек – его руководитель. Это аксиома. Вся работа должна быть организована только одним менеджером, только тогда удается добиться слаженности и точности.

Какие преимущества проектного подхода можно использовать в бизнесе?

  1. Прежде всего, это систематизация. Результаты вашей работы буду четко просчитаны, этапы структурированы. Вы точно знаете, что ожидать и как этого добиться. На любой стадии план может подвергнуться корректировке. Все риски и сложности будут просчитаны еще на этапе разработки – в дальнейшем их будет гораздо легче избежать, вовремя разработав стратегии их предотвращения.
  2. Вся деятельность, которая касается проекта, будет прозрачна и понятна. Можно будет легко контролировать любой процесс. Вы знаете, в какой стадии находится проект, кто из участников группы выполняет части проекта, сколько средств из бюджета уже потрачено, сколько предстоит расходовать и на что.
  3. Заметно повышается эффективность работы всех участников проектной группы, ведь каждый из них будет заинтересован в успехе всей команды.

По сути, управление проектами осуществляется так долго, как долго существуют сами люди. Ведь на протяжении всей истории нашим предкам все время приходилось придумывать что-то новое и пытаться внедрять это в жизнь. Но только в двадцатом веке управление проектами превратилось в отдельную дисциплину. Эта работа стала очень актуальна, что стало причиной появление такой отдельной профессии как менеджер проектов.

Двадцатый век стал нелегким временем, когда стали разрабатываться научно-практические методы этой сфер. Независимо от того, к какой теме принадлежит проект, он имеет определенные общие характеристики, которые будут одинаковы у всех проектов. Каждый проект требует управления:

  1. Предметной областью – реализация цели проекта.
  2. Сроками – постоянный контроль календарного плана.
  3. Стоимостью – следить за расходами выделенного бюджета.
  4. Качеством – только качественный проект будет эффективным на рынке.
  5. Рисками – менеджеру необходимо умение предусмотреть опасности и предотвратить их в ходе работы над проектом.
  6. Персоналом – построить слаженный коллектив и вдохновить его на работу.
  7. Коммуникациями – менеджер должен быть умелым посредником между всеми участниками проекта.
  8. Контрактами – заключать договоры на наиболее выгодных для компании условиях.
  9. Изменениями – из-за множества непредвиденных ситуаций проект может меняться. Необходимо вовремя принять нужное решение таким образом, чтобы изменения не ухудшили, а только улучшили сам проект.

Сегодня, можно сказать, существует большое количество информации о том, как управлять проектами. Вся она собрана в международных и национальных документах. Есть несколько, которые признаны во всем мире стандартами. Можно назвать наиболее популярные.

  • Свод знаний по управлению проектами – PMBoK, который был издан впервые в Американском институте управления проектами.
  • Международные требования к компетентности специалистов – ICB IPMA, которые издаются Международной ассоциацией управления проектами.

Эти два труда являются фундаментальными. Каждая из них должна быть настольной книгой любого уважающего себя руководителя проектов.

Можно отметить, что любой проект проходит четыре фазы своего развития.

  1. Начальная фаза. Во время этого этапа инициатору проекта необходимо доказать своему инвестору, что данный проект является привлекательным для рынка. То есть нужно разработать концепцию и бизнес-план проекта. В уставе проекта должны быть четко зафиксированы все основные договоренности, связанные с будущим проектом. Сюда входят:
    1. Обоснование создания проекта;
    2. Основную и второстепенные цели проекта;
    3. Создание структуры продукта проекта;
    4. Перечень основных заинтересованных сторон;
    5. Ограничения, которым будет подвержен проект.

Когда будет подписан приказ о запуске, подписывается контракт и проект может быть запущен.

После того, как было получено разрешение на запуск проекта, он вступает во вторую фазу.

  1. Создание плана реализации проекта. Вся команда работает над разработкой этого плана. Во время планирования обсуждаются многие моменты. Например, такие как:
    1. Выработка миссии проекта. Обсуждение вознаграждения каждого участника проекта;
    2. Создание структуры работ, которая поможет систематизировать разработку проекта;
    3. Составление календарного плана, который будет учитывать сроки, ресурсы, и так далее. Затем план оптимизируется и сокращается через применение такого метода как МКП – метод критического пути. Также во время разработки плана надо учесть зависимость выполнения одного вида работ от другого. Ведь некоторые этапы можно выполнить только после завершения предыдущих. Для построения таких планов обычно используется диаграма Ганта.
    4. Затем разрабатываются графики потребностей ресурсов.
    5. Формируется бюджет данного проекта, который может быть расписан по месяцам или даже неделям.
    6. Далее разрабатывается организационная структура проекта и развивается проектная команда;
    7. Пишется подробный план управления рисками. Сюда включается перечь предполагаемых рисков, их оценка и план действий, который призван предотвратить данные риски.
    8. Для крупных проектов также актуален этап прописывания базисных принципов проекта, которые касаются качества работы, выполнение персоналом своих обязанностей, работы с поставщиками и так далее.
    9. Анализируются способы коммуникации в проекте, рассматриваются возможности доработок плана во время развития проекта.
    10. И так далее.

В результате планирования разрабатывается сводный план, который утверждается заказчиком. Этот план становится руководящим документом, который будет действовать на протяжении всего срока реализации проекта.

  1. Третья фаза – это фаза реализации проекта, самая сложная и затратная из всех прочих. Она подразумевает проведение основных работ. Самое важное для руководителя – это контролировать все процессы работы, отслеживать изменения, учитывать предполагаемые риски и предотвращать их. Во время этой фазы необходимо придерживаться двух основных правил:
    1. Каждое действие должно быть направлено на достижение конкретной цели;
    2. Управлению подвергается только оставшаяся часть проекта. 
  1. Зачем работа переходит в четвертую фазу. Она подразумевает завершение следующих этапов:
    1. Разрешение конфликтов, подписание контрактов;
    2. Возвращение персонала на постоянные места работы;
    3. Внесение итогов проекта в так называемую «сокровищницу опыта» компании, причем не только положительных, но и отрицательных. В дальнейшем они помогут избежать подобных ошибок.

Следует отметить, что те организации, которые предпочитают работать по принципу проектов, имеют особую структуру. Есть несколько вариантов такой структуры:

  1. Традиционная, которая представляет собой иерархию организационной структуры, где каждое подразделение выполняет строго отведенную для него функцию. Такая традиционная форма хорошо показывает себя в стабильных компаниях, но малоэффективна при реализации проектов, поскольку каждое разветвление структуры – это еще одна ступень бюрократии, которая тормозит работу над проектом.
  2. Проектная структура. Этот стиль работы подразумевает, что сотрудники работают в каком-либо из проектов компании и подчиняются руководителям проектов.
  3. Матричная структура. В этом случае все сотрудники выполняют работу в связанных функциональных подразделениях, но при этом участвуют в разных проектах. Такая форма работы подразумевает двойное подчинение, что может привести к некоторым проблемам и конфликтам.

Часто в рамках одной компании можно найти элементы каждой из этих структур. Нужно ответственно относиться к выбору структуры. Правильный выбор может заметно повысить эффективность работы.

Где еще может применяться проектный подход? В любом проявлении бизнеса. Везде, где необходимо разумное управление.

Каждую работу можно условно разделить на деятельность двух типов: регулярная и уникальная. При регулярной работе задачи повторяются раз за разом: регулярное финансирование, обслуживание, аттестация, обучение и так далее. Уникальные задачи являются единственными в своем роде: выход на крупных инвесторов, реклама, введение новых технологий и тому подобное. Все эти вышеописанные задачи могут решаться гораздо быстрее и эффективнее, если при работе над ними использовать проектный подход.

Анонсы

27-29 октября тренинг «Управление проектами»

Подробности здесь...

Контакты

Цитата момента

Ученье свет, а неученье - чуть свет на работу!