slide1.jpg
slide2.jpg
slide3.jpg
slide5.jpg
slide4.jpg

10 советов по выбору системы управления проектами

Выбираем систему управления проектами. Десять советов для успешного выбора

Первый совет: Выбирая систему управления проектами, обеспечьте ей отношение аналогичное отношению к проектам

Совершая выбор системы управления проектами, делайте выбор соответственно своим проектам. Только при таком подходе можно рассчитывать на то, что информационная система будет максимально соответствовать требованиям и целям. Насыщенность системы управления функциональными новшествами вовсе не является критерием ее высокого качества либо же преимуществом над более простыми версиями, очень часто решение попроще оказывается оптимальным вариантом для компании. Вместе с этим, не стоит забывать, что простые системы не всегда смогут соответствовать требования перспективной и развивающейся компании. Ведь каждый этап развития предусматривает расширение свойств и функций системы управления. Чтобы выбрать именно то, что является оптимальным вариантом, включает все необходимые сервисы и функции, но, одновременно позволяет исключить все лишнее, нужно помнить об использовании методов управления проектами.

Второй совет: Четко сформулируйте цели бизнеса

Ясно сформулированные цели бизнеса помогут выбрать соответствующую систему управления проектами. Попробуйте ответить на следующие вопросы. Система управления проектами, которую вы используете в данное время, уже не справляется с поставленными задачами и не может обеспечить наличие всех необходимых функций? Существующая система не может обеспечить достаточный функционал, который бы соответствовал вашим требованиям? Не являются ли показатели реализации проекта более низкими, чем ожидалось? Если проблема состоит в первых двух вопросах, то она довольно просто решается обычной сменой системы управления. А вот если главная проблема кроется в третьем вопросе, если процессы управления проектом далеки от совершенства, либо еще хуже – их просто нет, то внедрение системы управления проектом не поможет решить данную проблему, более того – может возникнуть еще больше проблем.

Третий совет: Планируйте оптимизацию в обязательном порядке

Выбирая соответствующее решение для управления проектами, необходимо поставить такую цель, как оптимизация процесса управления. Это позволит определиться с требованиями, и расставить приоритеты. Человек, который руководит процессом выбора соответствующего решения, обязан документировать данные о реальном состоянии процесса по выбору системы и желаемом. Чтобы достичь желаемого результата, необходимо ставить такие цели, которые можно измерить. Такой подход поможет совершать выбор исходя из ваших потребностей, а не по наличию массы функций и свойств, которые предлагает поставщик, но которые не понадобятся вам в работе.

Четвертый совет: Опишите, как должен выглядеть желаемый процесс по управлению проектом

Прежде, чем выбрать систему, продумайте до мелочей и детально распишите, каким вы видите желаемый процесс управления. Если тот процесс, который вы использовали прежде, в чем-то не соответствует вам, внесите соответствующие коррективы в новый. Если не всегда довольны определенными целями управления проектом, проанализируйте их тщательно и определитесь, что необходимо усовершенствовать. И в таком духе, по мельчайшим деталям разберите старый процесс управления, и с соответствующими коррективами опишите новый. Лишь когда процесс управления проектами будет описан, включая мельчайшие нюансы, можете приступать к дальнейшим действиям, направленным на выбор системы.

Пятый совет: Добавьте в процесс управления проектом те программные средства, которые ему соответствуют

Попробуйте сделать процесс управления проектом таким, чтобы в нем отчетливо было видно возможности применения самых разных средств и приложений, которые были использованы в период жизненного цикла проекта. Пусть ваш процесс управления будет демонстрацией возможностей применения различных программных средств. Попробуйте детально описать документооборот, накопившийся опыт, можете поделиться советами и приемами работы с определенными инструментами. Не стоит ограничивать внедрение средств только тем решением, которое необходимо для управления проектом.

Шестой совет: Описывая процесс управления, попробуйте выделить основные требования

Описывая процесс управления проектами, можно легко выделить те требования, соблюдение которых гарантирует успешное применение решения по управлению проектами. Постарайтесь составить полный список требований, не зависимо от того, будет эти требования решать новая система или их решение будет совершаться вне системы.

Седьмой совет: Сократите возможности выбора СУ до трех поставщиков

Чтобы не путаться с выбором, сделайте список поставщиков минимальным. При наличии подробного набора требований, вы сможете определить двух или трех поставщиков, продукты которых будут соответствовать вашим потребностям. Если ваш окончательный список поставщиков довольно длинный – это значит лишь одно: выделение требований не помогло определить основные признаки, и вы можете использовать продукт любого поставщика.

Восьмой совет: Проведите тестирование продуктов, предложенных поставщиками

Попросите поставщиков предоставить вам систему для тестирования их продукта. Проведите тестирование тех продуктов, поставщики которых попали в ваш список. При тестировании целесообразно использовать данные, отображающие деятельность именно вашего бизнеса. Привлеките к тестированию опытных сотрудников, которые хорошо осведомлены в работе подобных приложений и смогут дать оценку возможностям продукта и его результативности.

Девятый совет: Проведите оценку поставщиков

Каждый из поставщиков имеет свои плюсы и минусы. И перед тем, как окончательно определиться с выбором, проведите оценку поставщиков. Оценивайте их за такими критериями, как репутация и база клиентов, продолжительность деятельности в этой сфере, финансовая стабильность и наличие долгосрочных стратегий. Найдите возможность поговорить о продукции поставщика минимум с тремя его клиентами. Если вы выясните, что продукция поставщика была успешно внедрена в компаниях аналогичных вашей, то ваши шансы на успех - достаточно велики.

Десятый совет: Определитесь с выбором поставщика

Не забывайте об ограниченной отдаче от потраченного на выбор системы времени. Те программные решения, которые занимают лидирующие позиции, смогут удовлетворить большинство потребителей, но лишь малая часть потребителей будет полностью использовать предложенный производителем функционал.

Не смотря на то, что расходы нужно четко контролировать, не позволяйте стоимости решения стать главным критерием выбора. Только следующие требования могут быть главными критериями: как доступность и простота в использовании, возможность комбинации с установленными раньше системами, и возможность успешного внедрения.

Анонсы

27-29 октября тренинг «Управление проектами»

Подробности здесь...

Контакты

Цитата момента

Цивилизация: эскимосы получают теплые квартиры и должны работать, чтобы купить холодильник.

Габриэль Лауб. (р.1928 г), афорист. Чехия.