slide1.jpg
slide2.jpg
slide3.jpg
slide5.jpg
slide4.jpg

Как получить максимальную отдачу от информационной системы управления проектами

Одиннадцать советов для выбора информационной системы управления проектами с целью получения максимальной выгоды

Руководители ИТ-департаментов и специалисты по управлению проектами готовы поделиться секретами и советами правильного выбора системы управления проектами и возможностей эффективного ее использования сотрудниками компании.

Чтобы система управления проектами была эффективной. Одиннадцать советов для выбора системы.

Даже самая эффективная система по управлению проектами не сможет обеспечить быстрое и результативное завершение проектов, когда сотрудники компании не обучены пользоваться ее возможностями, и не проявляют никакого желания делать это. Как же найти оптимальное для конкретной компании программное обеспечение для управления проектами или бизнесом? По результатам проведенного опроса на тему возможности получения максимальной отдачи от использования информационных систем по управлению проектами или бизнесом, были определены одиннадцать основных и самых важных советов для достижения этой цели.

Итак, ознакомимся с ними:

Совет первый: Проведите анализ потребностей.

По словам вице-президента по маркетингу компании "Mavenlink" Кетрин Браун, системы для управления проектами могут иметь различные формы, качества и размеры, и первым шагом в сторону выбора соответствующего решения должно быть определение необходимого типа управления или партнерства.

Для определения типа управления она предлагает определиться с ответами на вопросы:

  • занимается ли компания внешними проектами,
  • или все ее проекты сугубо внутренние;
  • есть ли необходимость задавать задачи и планировать ожидаемые результаты,
  • может вам достаточно создания пространства для взаимодействия участников проекта и выполнения ими своего участка работ индивидуально;
  • планируется ли связь проектов с финансами и платежами.

Совет второй: предусмотрите возможность использования облачной системы.

Этим советом делится Сид Хаас, являющийся вице-президентом по развитию бизнеса в компании "LKCS", которая занимается поставкой услуг маркетинга. Из его личного опыта, он сам выбрал облачный информационный сервис по определенным критериям, учитывая простоту развертывания и стоимость системы.

Он рассказывает, что используя облачную систему почти три года, его компания сумела сэкономить не один десяток тысяч долларов на покупке ПО, которое пришлось бы устанавливать и поддерживать собственноручно. Он уверен, что использование веб-сервисных систем по управлению имеет массу преимуществ, поскольку в каком уголке мира не находился бы пользователь, он всегда будет иметь возможность доступа к системе, кроме того такая система не устаревает, поскольку автоматическая рассылка обновлений совершается сразу по мере их возникновения.

Совет третий: убедитесь в простоте использования информационной системы управления.

Этот совет от Джона Пейна, президента компании "Ephricon Web Marketing". По его словам стоит обратить большое внимание на соответствие системы специфике компании. Он говорит, что если она в состоянии коробочного варианта не соответствует требованиям компании, то лучше выбрать ту систему, которая предусматривает наличие встроенных полей и возможность переименовывать поля и категории. Он уверен, что просто необходимо подгонять термины системы под бизнес, но ни в коем случае не наоборот.

Совет четвертый: отдайте преимущество информационным системам с возможностью изменения масштабности системы.

По словам Хааса, поскольку внедрение системы управления является долгосрочным проектом, то есть резон выбирать такую систему, которая сможет развиваться параллельно компании и предоставлять такие функции, о применении которых при покупке системы не было и понятия.

Совет пятый: Перед выбором системы, соберите предложения от тех сотрудников, которым придется работать с системой.

Этот совет от Линн Хенсли, президента компании "e2b teknologies", которая предоставляет бизнес услуги и услуги связи. По словам Хенсли, участие всей команды в процессе выбора системы управления является просто необходимым, поскольку только таким способом можно выбрать именно ту систему, которая будет соответствовать компании по большинству требований.

Ведь каждый отдел компании имеет свою цель, и кто как ни сотрудники отдела лучше понимают, какие функции должна выполнять система по достижению конкретной цели. Есть от этого процесса еще и положительный психологический аспект. Поскольку каждый член команды будет чувствовать свою стоимость и весомость в принятии решений, то и с внедрением и использованием системы он будет стремиться сделать максимальный вклад общее дело.

Совет шестой: убедитесь в способности информационной системы интегрироваться с ключевыми приложениями, например, электронной почтой.

По словам Кетрин Браун способность к интеграции является очень важным аспектом, влияющим на выбор системы. Ведь, практически, все пользуются электронной почтой, и если система будет иметь возможность обеспечить отправку сообщений электронной почтой, то это позволит пользователям взаимодействовать между собой и значительно расширит сферу использования решения.

Совет седьмой: остановите свой выбор на системе, предоставленной известным производителем с отличной репутацией и большим сообществом пользователей.

Этот совет дает Джоанна Вигановска, которая является директором по маркетингу компании "Intellifent InSites". По ее словам, выбирая систему поставщика имеющего большую пользовательскую поддержку, вы обеспечиваете себе возможность в случае возникновения проблем, обратиться к другим пользователям системой за поддержкой и советом.

Совет восьмой: проведите сравнительный анализ систем для управления проектами.

Кетрин Браун рассказывает, что перед выбором системы необходимо составить список параметров системы, соответствующих требованиям компании, и на основании этого списка стоит провести сравнительный анализ предлагаемых продуктов. После того, как чаши весов перевесят в сторону конкретной системы, руководителю и участникам проекта необходимо тщательно изучить ее. В случае возможности задействования в ее использовании и внешних сторон, целесообразно узнать и их мнение.

Совет девятый: устанавливайте цели на начальных этапах.

Этот совет от Марка Кенни, президента компании "Hippo Solutions", поставщика систем для управления проектами. Он говорит, что необходимо заранее определится с целями относительно возможностей системы управления и ее функционала. Только имея четко определенные цели можно определиться с оптимальной ее настройкой, использованием и возможностью обучения персонала пользованию ею.

Совет десятый: Подготовьтесь должным образом к внедрению системы.

Этот совет также от госпожи Браун из компании "Mavenlink". Она говорит, что перед внедрением системы целесообразно провести максимальное количество тренингов, вовлекая в них абсолютно всех участников проекта. По окончанию каждого тренинга необходимо проверить у каждого участника наличие записей по тренингу, включающих логины и пароли. Вслед за тренингами создайте проект для возможности попрактиковать новые навыки сотрудниками. Для закрепления знаний, организуйте дальнейшее обучение через несколько недель, это даст возможность решить возникшие в процессе практики вопросы и закрепить полученные знания. Хорошо также использовать видео уроки, предоставленные поставщиком системы или другими специалистами.

Совет одиннадцатый: Убедитесь в наличии ответственных за отслеживание проектов в реальном времени лиц.

Это ценный совет дал Авиноам Новогродски, являющийся генеральным директором компании, которая производит программное обеспечение для управления проектами. Он предупреждает, что абсолютно незачем ждать еженедельных встреч, чтобы узнать о критическом состоянии проекта. Намного грамотнее будет назначить ответственное лицо за отслеживание проекта в режиме онлайн и сообщения о проблемах проекта, раньше, чем они станут критическими. Кроме этого, руководитель проекта обязан регулярно общаться со всеми участниками проекта и убеждаться, что все члены команды используют информационную систему для оповещения участников проекта о реальном состоянии проекта.

Анонсы

27-29 октября тренинг «Управление проектами»

Подробности здесь...

Контакты

Цитата момента

К концу рабочего дня понимаешь: Интернет такой ОГРОМНЫЙ…
… а смотреть больше нечего.