slide1.jpg
slide2.jpg
slide3.jpg
slide5.jpg
slide4.jpg

Сбалансированный подход к выбору программы управления проектами

Сегодня рассмотрим рекомендации Харви А. Левин, он имеет почти сорокалетний опыт работы в сфере управления проектами. Он – основатель The Project Knowledge Group, компании, которая предоставляет консультативные услуги, а точнее ее специализацией является обучение премудростям управления проектами, навыкам выбирать, проводить оценку и внедрять программы для управления проектами.

В огромном количестве компаний он оптимизировал и усовершенствовал возможности систем управления проектами, консультируя при выборе и внедрении новых инструментов управления. Харви А. Левин признан лидером среди консультантов по системам управления проектами, кроме этого он считается лучшим профессионалом по знанию инструментов для управления проектами.

Он сумел много сделать за последние пятнадцать лет. Его профессиональная деятельность не ограничивалась только консультированием и обучением, он также читал лекции, писал книги, разработал официальный семинар. Вышла его книга «Управление проектами с помощью персональных компьютеров», а в книгу Девида И. Клеланда «Полевое руководство к управлению проектами» вошла его глава на эту же тему.

Дадим слово Харви А. Левин:

Информационный перебор

Стремление к максимальному раскрытию темы привело к излишней детализации. Желание обеспечить наличие материала касающегося каждого критерия выбора и применения ПО, возможно, было оправдано с технической стороны, но если проанализировать детальнее, то вывод один – стремление к максимальной информационной емкости не обеспечило ожидаемого результата. Может быть, слушатели и получили более объемные знания, но сыграли ли они свою роль при выборе?

Анализируя прошлое, напрашивается ввод, что использование детальной классификации функций систем управления проектами являлось на то время личным подходом к выбору. Имея в наличии около 12 субъектов, относящихся к первому уровню, которые имели в свою очередь по несколько подкатегорий, и в общей сложности составляли почти две сотни характеристик и элементов, считал необходимым их применение. Каким же был шок, от понимания того, что используемые мною методы ошибочны. Осознал это после слов клиента, прослушавшего семинар. По окончанию семинара, он сказал, что это первый в его жизни семинар, результатом которого стало еще больше вопросов, чем было до семинара.

Такой случай не был единичным, и это привело к пониманию наличия информативного перебора. Это был яркий пример когнитивного диссонанса, ведь было стремление предоставить слушателям максимум критериев, учитывать которые, необходимо выбирая программу, и вместе с этим была попытка сделать процесс максимально простым. Моей целью было развенчание мифа об идентичности всех систем для управления проектами, и вместе с этим не напугать людей сложностью использования этих продуктов. Но предполагаю, что результатом такой детализации темы, было равное соотношение боязни и пользы.

Изменение подхода в сторону упрощения и уравновешенности

После публичного осознания своей неправоты, хочу ознакомить с упрощенным подходом к выбору ПО для управления проектами. Соглашаясь со «Сбалансированной системой показателей» было принято решение сократить число элементов с двухсот до четырех ключевых категорий. Попробуем разобраться в весомости и обоснованности этих категорий.

Выбирая программу, стоит учитывать ее соответствие требованиям всех ее пользователей, участвующих в проектах, и высокую функциональность, для обеспечения оптимальной и эффективной поддержки процесса управления проектами.

Ключевая четверка

Учитывая то, что наши действия направлены на контрастное изменение слишком сложного подхода на примитивно простой, попробуем подобно разобраться с четверкой ключевых категорий. Если нам будет посильно удовлетворение этих четырех категорий, то, можно предположить, что этот продукт может быть эффективным в пределах системы по управлению проектами. Но, если хотя бы одна из категорий окажется слабым звеном, то существует вероятность отказа системы.

Итак,

Категория №1: Двигатель планирования

Эволюция программных систем сделала их более напыщенными, при этом число пользователей тоже значительно возросло, а их осведомленность в компьютерах снизилась. В связи с этим, все чаще при выборе программного обеспечения для управления проектами основное внимание привлекает пользовательский интерфейс и его характеристики. Соответственно, чтобы продукт соответствовал спросу, производители программ выводят на первый план понятный и простой ввод данных и доступную навигацию.

Также, с увеличением пользовательской базы, возросла и потребность оптимизировать управление и манипулирование данными. В ответ на такое требование, производители разработали новые современные функции, которые дают возможность резать и комбинировать данные в самых разных вариациях.

Вполне возможно, что основное внимание производителей сконцентрировано на двух ключевых элементах: пользовательском интерфейсе и управлении данными. Но, между прочим, разница между программами заключается совсем не в этих двух элементах, отличия программ сильно зависят от двигателя планирования. Если он имеет недостатки, то они вполне могут стать причиной неэффективного программного средства по управлению проектами. Рассмотрим двигатель планирования поподробнее.

Большинство популярных продуктов постоянно совершенствуют пользовательский интерфейс и управление данными. Конечно, такие шаги являются большим плюсом для пользователя. Но, давайте определимся, какие цели вы преследуете, используя программу по управлению проектами?

Составим перечень общих целей возможностей:

  • хранение системных календарей;
  • хранение данных о ресурсах;
  • хранение запланированных и реальных дат старта и финиша проекта, а также точек контроля;
  • хранение объемов необходимых работ для реализации проекта;
  • хранение поэтапной разбивки всех работ по проекту;
  • хранение сроков и оценивания действий, распределения расходов и ресурсов;
  • рассчитывать графики работ;
  • консультации и помощь в процессе распределения ресурсов;
  • решение проблем, связанных с распределением ресурсов;
  • детальный расчет бюджета;
  • составление графиков по движению капитала;
  • получение информации о расходе времени и возможность его планирования (использование графиков для учета времени);
  • получение данных о стадиях исполнения задач и возможность внесения корректив в графики работ;
  • получение информации о фактически затраченных средствах;
  • расчет освоенной стоимости.

Кроме всего вышеперечисленного, у многих пользователей может возникнуть желание приплюсовать следующие цели к основному продукту, или его дополнениям:

  • возможность определять зоны риска;
  • возможность оценивать число рисковых элементов;
  • расчет необходимых действий, нацеленных на минимизацию рисков;
  • использование протоколов планирования при помощи метода критической цепи;
  • возможность хранения шаблонов планов и образцов других документов;
  • совместимость с системой ERP;
  • мониторинг инцидентов;
  • возможность управления коррективами.

Осмыслите эти функции и попробуйте ответить на вопросы:

  1. Наличие каких функций системы может обеспечить достижение этих целей?
  2. Сможет ли понравившаяся вам система обрабатывать эти данные так, как этого требует ваш бизнес?
  3. Позволит ли эта система разработать дискретную модель вашего плана?
  4. Или вам понадобится самостоятельно подгонять ее под требования системы?
  5. Учитывают ли алгоритмы построения графиков выполнения работ все необходимые требования?
  6. Будет ли идентичным результат, если вы повторите расчет несколько раз?
  7. Существует ли возможность сохранения указанных ограничений?
  8. Есть ли возможность описания сложных показаний?
  9. Являются ли задействованными все ресурсы и распределенными все задачи?
  10. Существует ли соответствие между распределением ресурсов и графиками выполнения работ? (Были случаи, когда решение задачи предусматривало 2 дня, но графики выполнения работ показывали период ее реализации в 5 дней).
  11. Соответствует ли реальности рассчитанная освоенная стоимость?

Все эти вопросы поставлены не просто так, ведь именно такие недостатки были обнаружены мною в некоторых системах для управления проектами.

Вероятно, вы считаете работу большинства продуктов идентичной или очень похожей и приводящей к почти одним и тем же результатам. Смею огорчить, оценивая популярные системы, пришел к выводу, что это убеждение не соответствует реальности.

Несмотря на то, что эта категория называется «двигатель планирования», очевидно, что ее рамки гораздо шире понятия «планирование». Одной стороной медали является то, что в большинстве популярных систем использовано традиционные подходы к планированию. Но, другой стороной медали является то, что каждый производитель создает свое индивидуальное решение, с целью улучшения возможностей системы.

Оценив такие аспекты как точность, последовательность, соответствие требованиям, удобство в использовании, может возникнуть желание оценить и другие аспекты, особенно те которые отображают возможности расчетов графиков, сбалансированной работы с ресурсами, возможности по сохранению и обработке данных.

Изучая эти вопросы, не оставьте без внимания возможность применения в управлении не одним, а сразу большим количеством проектов. Ведь численность проектов добавляет требований к системе. Такими требованиями может быть необходимость обработки огромных объемов данных, возможность распознавания и обработки данных по большому количеству проектов, возможность доступа и контроля общего количества ресурсов, возможность контроля изменений по проектам при одновременной работе с множеством проектов.

Если оценивать пользовательский интерфейс и инструменты управления данными, то все о чем говорилось выше можно и упустить. Но, стоит осознавать важность вышеперечисленного для эффективной работы системы.

Категория №2: Инструменты для управления данными и составления отчетов

Внимание к этой категории с каждым годом только растет, и это замечательно. Рассмотрим, какие возможности позволяет реализовать расширение функций управления данными:

Доступ к данным и их передача

  • Вместе с прогрессом перехода от управления одним проектом до одновременного управления целым портфелем проектов, количество данных стремительно возрастает. Возросла и необходимость доступа к данным из самых разных источников. Пример: могут понадобиться данные, которые не имеют никакого отношения к проектам, но могут быть созданы системой ERP. Допустим, такие данные необходимо совместить с данными по проекту.
  • Потребность перехода с собственных баз данных на открытые средства связи с другими базами стала просто необходимой. И не взирая на то, какими методами открытых средств связи с базами пользуется человек, он не должен замечать самого процесса обмена данными. Также важна скорость и безопасность этого процесса.
  • Данные могут быть сохранены в определенных местах и базах, но для удобства может возникнуть потребность в едином месте для хранения данных.

Отчетность, выраженная продольными и поперечными срезами данных

  • С каждым годом количество пользователей значительно возрастает. Разные люди нуждаются в разной информации. В единой базе данных по проектам имеется огромное количество данных. Вряд ли такой объем информации может понадобиться человеку в определенный момент. Поэтому мы пытаемся найти способ управления данными, с целью получения пользователем поперечных и продольных срезов данных, которые необходимы именно ему.
  • В былые времена существовал спрос на внешние хранилища, и чтобы получить к ним доступ, было необходимо владеть засекреченным командным языком. Сегодня совсем не важно, какие данные нам нужны, внутренние или внешние, ведь обмен данными является совсем не заметным для пользователя. Более того, запросить данные в наше время проще простого, очень часто достаточно просто воспользоваться соответствующим значком или иконкой. Такой процесс запросов сейчас обеспечивает большинство систем.
  • Крупные системы предусматривают возможность улучшения процесса благодаря применению OLAP-систем.

Возможности администрирования и настроек

  • Никто не может принудить пользователя к составлению OLAP-кубов, или запрашивать продольные и поперечные срезы. Для облегчения конструирования отчетов, предназначенных пользователям, система обязана предусматривать возможность администрирования.
  • В обязанности администратора входит умение определять требования пользователей и настраивать вывод информации таким образом, чтобы удовлетворить запросы пользователей.
  • Система должна предусматривать возможность вывода информации в определенных пользователем отдельных временных сегментах, которые являются частью иерархии системы. Наибольшей популярностью пользуется предоставление данных в виде графиков.

Объединение данных

Возможность объединять данные необходимо изучить с особой тщательностью. Основная часть программ предусматривают наличие огромного количества различных полей (текстовых, затратных и т.п.). Но, невзирая на неограниченную вариативность полей, стоит знать, что часто функционал программы позволяет данные полей лишь сортировать и фильтровать, но не объединять. И не стоит рассчитывать на то, что сможете объединить данные либо свернуть в предусмотренную иерархию. Как бы там ни было, но такая способность играет одну из первых ролей в процессе управления данными и составлении отчетности.

Категория №3: Пользовательский интерфейс

При выборе ПО, первым делом концентрируем свое внимание на пользовательском интерфейсе. Обычно преимущества отдаются интерфейсу, выдержанном в графическом стиле. Яркий пример такого интерфейса - Windows и Macintosh. Но, и в этой категории есть некоторые нюансы, о которых нужно знать.

Существуют разные способы, которыми пользовательский интерфейс значительно упрощает доступ к функциям системы.

  • Использование графических иконок является самым популярным способом. Мое мнение относительно их таково: об их полезности можно говорить лишь в том случае, если параллельно с изображением имеется соответствующий текст, или когда, наведя курсор на иконку, получаешь всплывающую подсказку.
  • Для меня предпочтительнее выпадающее меню, поскольку именно такой способ позволяет шаг за шагом одолевать пункты меню и видеть все возможные функции.
  • Коды определенных кнопок могут упростить некоторые действия и манипуляции мышью, но запомнить все эти коды довольно сложно.
  • Существует ряд программ, вызов особых функций которых предусматривает щелчок мышью в заданном месте монитора. Иногда достаточно щелкнуть левой или правой кнопкой мыши, иногда необходим двойной щелчок. В одних случаях такие действия сразу запускают вызываемую функцию, в других – открывают окно с наличием возможных функций. Такая возможность является неоспоримым плюсом, но лишь в том случае, когда продублирована в строке меню. Но говорить о пользе таких функций, когда они доступны только в «горячих точках» очень сложно, поскольку нет никакой возможности узнать о наличии этих функций, кроме варианта вашего предварительного осведомления об их наличие.

К этой категории хотелось бы отнести и те функции, благодаря которым можно вводить и просматривать данные. Конкретнее:

  • Пластичность организации пространства экрана;
  • Наличие выпадающих и флажковых списков;
  • Возможность редактирования внутри ячеек;
  • Возможность сохранения пользовательского вида организации пространства экрана.

Понятие «удобство пользования» наиболее сопоставимо с пользовательским интерфейсом. К этому понятию можно добавить и следующее:

  • Доступное и понятное изучение;
  • Простое и легкое использование;
  • Наличие макросов;
  • Наличие контекстной справки;
  • Доступность учебников и уроков.

Категория №4: Возможность доступа и общения большого числа пользователей

Больше чем сорок лет кануло с момента разработки и компьютеризации составления графиков, используя метод критического пути. Первичные системы компьютеров предусматривали наличие совместных групп для управления конкретными проектами. Двадцать лет эволюции компьютеров заставило разработчиков признать возможность участников проекта находиться на больших расстояниях друг от друга. Современные технологии позволяют проводить ввод данных и их анализ практически с любого уголка мира.

Изначально, разрабатывая системы, предусматривалась индивидуальная работа пользователя над конкретными проектами локально. Но прошло время и стало понятно, что при таком подходе, работа над несколькими проектами предполагала хранение данных в нескольких местах. И в этом случае эволюция не стояла на месте. Но, возникли проблемы, ведь программа действительно не предназначалась для оптимизации работы нескольких не связанных между собой пользователей.

Самые первые разработки сосредотачивались на компьютерных сетях. Система «клиент/сервер» являлась основной базой для новых конструкций, предусматривающих управление проектами большим числом пользователей. Конечным результатом было создание многоуровневой модели системы «клиент/сервер». Ее создание позволило сделать компьютерное оборудование более эффективным, возможности доступа пользователей значительно шире, а уровень безопасности – выше.

Последние десять лет буквально перевернули вверх тормашками мир многопользовательских вычислений, на смену им пришли вычисления сетевые. Интернет кардинально изменил возможности использования компьютера и цели, которых можно достичь. И если говорить об управлении проектами, то это именно та область, где возможности интернета можно применять по максимуму. Возможности быстрого доступа и совместной работы привели к кардинальным изменениям систем по управлению проектами и повлияли на те критерии, которые стоит учитывать, выбирая систему управления.

Web-поддержка стала одним из основных критериев, на которые обращают внимание, выбирая систему управления проектами. Но и здесь стоит быть повнимательнее. Web-поддержка, конечно, должна обеспечиваться, но она не должна являться главным критерием отбора, замещая собою более важные функции, необходимые для проведения планирования и расчетов.

Web-системы имеют определенное количество конфигураций. Просмотрим их краткий перечень:

  • Web-сервисы – то есть сервисы, которые предоставляет внешний поставщик. Пользователь получает доступ к сервису только после оплаты.
  • Полноценная индивидуальная web -система. Пользователь является владельцем системы и может размещать серверы на личных аппаратных средствах.
  • Совмещенная система, состоящая из системы «клиент/сервер» и web-компонентов.
  • Web-вывод (его нельзя назвать полноценной web-системой, это скорее web-публикация).

В данное время можно смело предположить, что практически все современные системы управления проектами предусматривают использование различных web-решений. И если провести сравнение продуктов, многие разработчики полностью перевели свои программы в web-сегмент, отдав предпочтение скорости, перед функциональностью. Исключением являются только те компании, которые создали надежные системы типа «клиент/сервер» и теперь переходят на системы web-доступа.

С развитием систем с web-доступом, их функционал значительно увеличивается. Если вы предпочитаете web-функциональность, попробуйте определиться со своими требованиями к системе и поищите тот продукт, который сможет их удовлетворить. Сегодняшний рынок способен предложить практически любую конфигурацию продуктов. Было предположение, что в процессе эволюции технологии некоторые производители сойдут с дистанции. Но, вопреки всем ожиданиям, наоборот – количество поставщиков стремительно увеличивается, возрастает и количество предложенных ими продуктов. Такая ситуация является очень положительной для пользователя, поскольку каждый сможет выбрать именно то ПО, которое подойдет под все его требования. Хотя, есть и один минус – сам процесс выбора стал значительно сложнее.

Послесловие

Выбирая программное обеспечение для управления проектами, внимательно взвешивайте все плюсы и минусы программ, определите свои цели и соответственно, требования к системе. Другой вариант выбора – новизна. Ведь известно, что в новых продуктах использовано больше технологический новинок. Вы должны сами сделать выбор, поставив на чаши весов новый продукт и тот, который проверен временем, и доказал свою надежность и репутацию. Очень часто, технологические новинки являются более зрелищными, чем функциональными. И это стоит учитывать.

Попробуйте выйти на контакт с поставщиками. Попробуйте позвонить им. Ответил ли кто-то на ваш звонок? Если да, то насколько быстро? Насколько они осведомлены в управлении проектами? Некоторые новинки могут привлечь внимание, но поддерживаются ли они поставщиком, существует ли офис поставщика с соответствующими специалистами? Совершив такую проверку, вы сможете убедиться в верности своего выбора или наоборот.

Использование возможностей системы по управлению проектами

Выбранное программное обеспечение для управления проектами является лишь составляющей процесса по разработке системы управления проектами. Этот процесс состоит из пяти ключевых этапов:

  • Определитесь с методологией, которую вы будете применять для управления проектами
  • Подберите подходящие именно вам инструменты для управления
  • Пройдите обучение по управлению проектами
  • Спланируйте этапы реализации проекта
  • Проведите детальный учет и анализ реализации этапов проекта.

Анонсы

27-29 октября тренинг «Управление проектами»

Подробности здесь...

Контакты

Цитата момента

Ничто не делает ужин таким вкусным, как отсутствие обеда.