slide1.jpg
slide2.jpg
slide3.jpg
slide5.jpg
slide4.jpg

Советы бизнес-консультанта. Выпуск 33. Управление проектами

Содержание выпуска:

Наши акции

Напоминаю о действующих и новых акциях. Участие в них позволит Вам получить услуги высочайшего качества по специальным ценам:

Присылайте заявки! Подробности на сайте WWW.JUCO.RU и у наших менеджеров: +7 (495) 926-63-78.

Информационный партнер акций - портал B-seminar.ru - для всех, кто ищет обучение! В каталоге «Семинары и Тренинги»Вы сможете найти мероприятия на любые темы от разных организаторов, сможете сравнить программы и стоимость, а также получить скидки.

Тема выпуска. Эффективное управление «зоопарком» проектов в компании

Оксана Клименко - Ведущий тренер-консультант по проектному менеджменту, руководитель направления «Управление проектами» компании «Just Consulting»
Михаил Юрьевич Рыбаков - бизнес-консультант, бизнес-тренер, соучредитель компании «Just Consulting»

Статья специально написана для данной рассылки.

О чем поговорим…

В сегодняшних условиях рынка компании все больше и больше применяют технологии управления проектами.

Не секрет, что для удержания лидирующих позиций на рынке, захвата бОльшей доли или получения конкурентных преимуществ, компании необходимо постоянно развиваться и совершенствоваться. Конкурентная среда также становится жестче и создает новые условия, в которых организации вынуждены достигать все больших результатов в сжатые сроки. Как действовать в новых условиях для того, чтобы не просто «оставаться на плаву», но и идти вперед?

Проектный менеджмент как раз и помогает решить данную задачу. Применение формализованных процедур и методов позволяет компании:

  • повысить управляемость бизнеса в целом и его структурных подразделений;
  • более обоснованно формулировать стратегические цели развития и определять конкретные показатели;
  • достигать конкурентных преимуществ за счет более адекватного планирования времени и средств;
  • точно оценивать потребности в ресурсах и просчитывать риски для выполнения тех или иных задач;
  • осуществлять эффективный контроль исполнения составленных планов и достижение сформулированных целей;
  • накапливать базу знаний и опыт для последующего применения, тем самым, экономя значительные средства на «изобретение колеса».

Существуют целые отрасли, где успешный бизнес сегодня трудно представить без применения проектного менеджмента, так как проекты являются основной деятельностью компании. Это, прежде всего, такие отрасли, как:

  • недвижимость (строительные и девелоперские компании)
  • инвестиции (в том числе, управление активами)
  • ИТ-технологии
  • связь и телекоммуникации
  • консалтинг и т.д.

В каждой такой отрасли компании занимаются реализацией типовых проектов. Однако, тенденция в последнее время такова, что применение проектного менеджмента выходит за рамки традиционных отраслей и получает все большее распространение и в других областях. Таким образом, в компании начинают происходить определенные изменения, и их можно рассматривать как проекты. Они могут быть различными по содержанию, срокам, финансам, целям и т.д. Наверняка Вам в жизни встречались такие проектами, как:

  • вывод нового продукта или услуги на рынок;
  • внедрение информационных программ и систем;
  • расширение производства и установка нового оборудования;
  • открытие филиала или сети филиалов;
  • разработка дополнительных сервисных услуг для клиентов;
  • проведение ре-брендинга;
  • проведение организационных изменений в структуре и кадрах;
  • и даже – продажи.

Кроме того, в крупных компаниях может одновременно идти не один, и не два проекта, а много. Об возникающих при этом проблемах и путях ее решения - наша статья.

Кейс – стади… (случай из практики)

Недавно специалисты Just Consulting по проектному менеджменту в рамках специальной акции провели бесплатную диагностику «Насколько готова организация к внедрению проектного менеджмента?». Компания, в которой мы работали, является разработчиком специализированного программного обеспечения (ПО) и занимается поставкой его конечным потребителям, а также осуществляет дополнительный сервис - сопровождение и техническую поддержку. Стандартная версия программного продукта часто является лишь началом долгих взаимовыгодных отношений с клиентом, потому что, во-первых, нет предела совершенству :), и, во-вторых, под специфические нужды компании, как правило, всегда, разработчикам приходится что-то дописывать. Территориально сложилось так, что головной офис компании находится в Канаде и занимается разработкой и совершенствованием ПО, осуществляет продажи в разные страны, а Российское подразделение выполняет работы по разного рода доработкам, которые выдвигают конечные потребители в качестве требований. В результате проведенной диагностики выяснилось, что компания столкнулась со следующими сложностями:

  1. Наличие множества проектов, идущих одновременно, параллельно друг с другом, зачастую выполняющихся одними и теми же специалистами. Исполнители работ перегружены и, как следствие, сроки по доработкам не выдерживаются.
  2. Взаимодействие с головным офисом. Большое количество специалистов российского офиса переписываются по электронной почте, уточняя и переспрашивая «термины». На прояснение и согласование ТЗ стало уходить очень много времени. А конечный потребитель не согласен долго ждать, и выдвигает свои требования по срокам.
  3. Неопределенное время начала и окончания для каждой доработки, в связи с чем сроки часто «ползут», и головной офис не получает вовремя необходимой информации.
  4. Система планирования работ и заданий не адекватна задачам бизнеса на данном этапе развития. Зачастую функциональный руководитель планирует время и ресурсы «на глазок», в силу чего в процессе выполнения доработок возникает много неучтенных факторов, ведущих к переделыванию.
  5. Отсутствие четкой координации и трудности в оценке временных и людских ресурсов. Зачастую специалисты головного офиса в переговорах с конечными потребителями договариваются о сроках весьма оптимистично, а после согласований с российскими коллегами сроки меняются.
  6. «Размытая» ответственность и недостаточные полномочия сотрудников российского офиса приводят к тому, что по окончании проекта не с кого спросить.
  7. Руководство компании не имеет четкого представления, на каком этапе выполнения находится тот или иной проект (доработка), сколько по объему уже выполнено, а сколько – еще предстоит. А это крайне важно для руководства – обладать корректной и оперативной информацией, и иметь возможность прозрачного контроля в любой момент времени.
  8. Отсутствие стандартного подхода к выбору и оценке проектов, связанных со сбытом и развитием деятельности компании мало способствует принятию взвешенных управленческих решений. Как видим, проекты в компании разные по типу, срокам и целям, и их становится все больше. Что делать и как всем этим управлять в условиях постоянных изменений?

Как управлять множеством проектов?

В проектном менеджменте существует два подхода к решению данной проблемы. Это – управление Программами проектов и мульти-проектное управление. Прежде всего, давайте попробуем разграничить эти два понятия и определить их сходства и различия.

Программа - это группа проектов, управляемых взаимосвязанным образом, для получения результатов, недостижимых при их раздельном выполнении.

Мульти-проектное управление - это управление рядом параллельно идущих проектов, выполняемых независимо друг от друга, но использующих общие ресурсы и конкурирующих за их обладание.

Общими характеристиками для одного и другого подхода будут являться:

  • наличие большого количества проектов;
  • стандартные методы управления проектами, независимо от их сроков, бюджетов и объемов работ;
  • наличие соответствующей документации по проектам;
  • необходимость разрешения сложных ситуаций, конфликтов, проблем в ходе исполнения проектов;
  • вовлечение в проект специалистов из разных подразделений компании.

Вместе с тем, существует и ряд отличий между управлением Программами проектов и мульти-проектным управлением. Приведем для сравнения таблицу.

Подходы к управлению Управление Программой проектов Мульти-проектное управление
Цели Цели проектов подчинены общей цели Программы Цели проектов независимы
Сроки Согласованные, взаимосвязанные между всеми проектами Программы Не связанные между разными проектами
Продукты На выходе один продукт/услуга/результат или ряд взаимосвязанных Независимые продукты/услуги/результаты
Ресурсы Планируются и взаимоувязываются Проекты конкурируют за ресурсы
Менеджеры Менеджеры проектов подчиняются менеджеру Программы Менеджеры проектов относительно независимы

Давайте вернемся к нашему примеру из кейса – компании по разработке и поставке ПО. Какой из двух подходов, по Вашему мнению, можно рекомендовать данной организации? Совершенно правильно - мульти-проектное управление! :)

В поисках универсального способа…

Существует ли какой-то универсальный способ, позволяющий компании организовать и осуществлять на практике управление Программами и мульти-проектное управление? Да, конечно! Для этого в компании создается специально подразделение, называемое офисом управления проектами (ОУП), предназначенное для реализации функций проектного управления.

Офис управления проектами может выполнять различные функции, в зависимости от целей его создания – для мульти-проектного управления или управления Программами проектов. Существуют различные виды ОУП, рассмотрим их ниже.

  1. «Хранилище информации»
    Служит основным накопителем базы данных о проведенных проектах, консолидирует опыт и знания для последующего применения в проектах компании. Как правило, впервые ОУП создается именно для этих целей.
  2. «Наставник»
    Для данного вида характерной чертой и основной функцией ОУП является распространение предыдущего опыта проектов на другие проекты компании, доведение методологии до всех участников проектной деятельности. Офис управления проектами в данном случае координирует коммуникации, отвечает за документальное оформление хода выполнения и завершения проектов, играет роль инструктора – наставника.
  3. «Управляющий»
    Данный вид ОУП стоит на ступеньку выше предыдущего и формируется на определенной стадии зрелости проектного управления в компании. На этом этапе его основными функциями являются:
    • определение содержания каждого проекта;
    • планирование и распределение ресурсов;
    • контроль графиков исполнения проектов;
    • контроль исполнения бюджетов проектов;
    • оценка допущений, предположений, рисков.
  4. «Интегрированный ОУП»
    На данном этапе у компании должен быть довольно высокий уровень зрелости проектного менеджмента, когда вся проектная деятельность хорошо интегрирована в деятельность организации в целом. Все проекты обязательно оцениваются на соответствии миссии и стратегии компании. Методы, приемы и инструменты проектного управления служат фрагментами системы управления компанией в целом. Функции ОУП на этом этапе:
    • применение единой методологии для определения приоритетов проектов;
    • единые принципы объединения проектов в Программы;
    • координация управления на уровне Программ проектов;
    • постоянное совершенствование развитие корпоративной методологии управления проектами;
    • обучение и повышение квалификации персонала, участвующего в проектной деятельности, по мере необходимости – для разных групп участников проектных команд.

Таким образом, эффективно управлять Программами и осуществлять мульти-проектное управление можно с помощью офиса управления проектами. Главное здесь – определить, на каком уровне зрелости проектного менеджмента находится компания. В зависимости от целей, необходимых организации, можно выбрать вид ОУП, который наиболее эффективно будет работать именно на заданные цели.

Посмотрим еще раз на наш пример из кейса. Какой вид ОУП, по Вашему мнению, подходит для данной компании и соответствует целям, способным решить имеющиеся проблемы? Не сомневаемся, что на данный вопрос Вы найдете правильный ответ! :)

А если захотите обсудить или узнать более подробно о том, как же решать похожие проблемы с помощью мульти-проектного управления или управления Программами, пишите и приходите на вечерний мастер-класс, который так называется:"Управление программами и/или портфелем проектов" и состоится 31 октября в среду с 19 до 22 часов.

Также темы, поднятые в данной статье, подробно рассматриваются на тренинге "Построение проектного офиса в компании".

***

Ближайшие открытые (сборные) тренинги в Москве:

  • 31 октября (среда с 19 до 22 часов): Вечерний мастер-класс "Управление программами и/или портфелем проектов". Цена 700 рублей + НДС.
  • 9-10 ноября (пятница-суббота): тренинг «Тайм-менеджмент: управление личной и корпоративной эффективностью (с использование ПК и КПК)». Тренер и автор курса: Дмитрий Македонский, проводит обучение по повышению эффективности уже более 7 лет. Среди клиентов: АЛЬПИНА БИЗНЕС БУКС, ГЛАВНЫЙ ЦЕНТР СПЕЦИАЛЬНОЙ СВЯЗИ ФГУП, КАЗМУНАЙГАЗ НК, КОНТУР БУДУЩЕГО (Хабаровск), РОССПЕЙС. Цена 6000 рублей + НДС.
  • 19-21 ноября (понедельник-среда): тренинг «Управление проектами». Системный взгляд на проекты, 70% времени – практические упражнения. Тренинг регулярно проходит с 2002 года, и за это время его участниками стали более 500 человек из таких компаний как Jurby Watertech International, Saint-Gobain, SHL, Альфа-банк и Альфа-Страхование, Альянс-Пром (ГК Альянс), Астана-недвижимость, Интеко ЗАО, Иркутский алюминиевый завод ОАО (СУАЛ-холдинг), Иркутскэнерго ОАО, КазМунайГаз АО НК, Крост ЗАО, РЖД ОАО, СО – ЦДУ ЕЭС ОАО, ТатОйлГаз НК, ЮКОС НК и многих других. Вы можете ознакомиться с отзывами участников, а также со статьями тренеров курса:
    • Михаила Рыбакова, Сертифицированного Специалиста по Управлению Проектами (Certified Project Management Specialist), IPMA. Цена 9000 рублей + НДС.
    • Оксаны Клименко, имеющей многолетний практический опыт создания с нуля и внедрения в крупном холдинге Корпоративной системы управления проектами.
  • 27-28 ноября (вторник-среда): семинар «Постановка / оптимизация системы планирования товародвижения в компании. Решение задач». Участники семинара смогут проанализировать собственную систему планирования товародвижения, структурировать представление о процессе планирования в целом, лучше понять взаимосвязи. Также будут рассмотрены принципы и алгоритм оптимизации системы планирования. Изучение материала происходит на реальных кейсах. Автор и ведущий - Ольга Пайвина, ведущий консультант в области построения / оптимизации методологий планирования, разработки и внедрения систем планирования на базе современных IT-решений. Опыт работы по данным направлениям в крупных зарубежных и отечественных компаниях – 8 лет. Семинар проходит впервые - цена 2000 рублей + НДС.
  • 3-7 декабря (понедельник - пятница): тренинг "Алфавит менеджмента качества". За 5 дней Вы сможете глубоко и системно изучить менеджмент качества: от нуля до уровня среднего эксперта; понять, какие выгоды несет его применение для Вашей компании; научиться внедрять Систему менеджмента качества. И многое другое… Цена 15000 рублей + НДС.
    Авторы и тренеры курса:
    • Александр Леонидович Шмайлов - ведущий тренер-консультант по менеджменту качества, руководитель направления «Управление качеством» компании «Just Consulting». В менеджменте качества с 1995 года, в том числе в таких компаниях как Daimler- Benz/Mercedes Benz Avtomobili, Trocal, KBE, TUV EC, Business Process LLC, Volvo Truck Corporation Russia, Sawatzky, Kuhne+Nagel LLC Russia, Moscow Business School и др. Большой опыт создания систем менеджмента качества и подготовки их к сертификации. Подготовил многих внешних и внутренних аудиторов. Опыт работы в западных компаниях с 1992 года, в т.ч. в Германии.
    • Михаил Юрьевич Рыбаков. В менеджменте качества с 2002 года. Обучил качеству более 500 человек в таких компаниях как BEKO, BeeLine, Corbina Telecom, ЮКОС НК и др.
  • 13-14 декабря (четверг-пятница): тренинг «Управление проектами в Microsoft Project». Использование MS Project позволяет Вам сделать планирование и контроль проекта наглядным и прозрачным, повысить продуктивность Вашей работы. Тренинг проводит Михаил Рыбаков.

О специальных акциях и льготных ценах - читайте выше.

Присылайте заявки! Подробности на сайте WWW.JUCO.RU и у наших менеджеров: +7 (495) 926-63-78.

***

Ждем Ваших вопросов - в ближайших выпусках рассылки Вы сможете бесплатно получить на них ответы от опытных специалистов!

***

С уважением,
ведущий рассылки
Михаил Рыбаков
Бизнес-консультант, бизнес-тренер, психолог
Сертифицированный специалист по управлению проектами (CPMS, IPMA)
Старший партнер компании Just Consulting 
WWW: http://juco.ru
E-Mail: mrybakov@juco.ru
Тел.: +7 (495) 926-63-78 (многоканальный)
Персональный сайт: http://mrybakov.ru

Анонсы

27-29 октября тренинг «Управление проектами»

Подробности здесь...

Контакты

Цитата момента

Пациент приходит к врачу и говорит - доктор, я себя плохо чувствую.
Д: Проглотите этот шуруп. Что-нибудь чувствуете?
П: Да, я чувствую себя хуже.
Д: Все понятно, аллергия на шурупы!